Силы ада: корпоративная почта

Никто не похвалит за отличную работу с почтой, однако на нее уходит немало времени. Как справляться быстрее и снизить напряжение?

Сколько времени вы тратите на почту?

Проверка служебной почты может занимать больше двух часов в день. При сорокачасовой рабочей неделе это превышает четверть рабочего времени. На деле же приходится задерживаться в офисе, чтобы успевать выполнять и свои основные задачи.

Электронная почта — полезный инструмент, позволяющий держать под контролем колоссальный объем разнородной информации. Но поток электронных сообщений растет, и вам нужно найти баланс между «присутствием в системе» и своими настоящими интересами.

Оздоровление за 3 недели

Чтобы разобраться с этой проблемой, потребуется три шага. Не торопитесь переходить к следующему шагу, не закончив предыдущий: на каждый в среднем требуется одна неделя.

1. Расстановка приоритетов: установите ограничение на количество часов, отведенных на почту, чтобы не давать ей занимать все доступное время.
2. Управление входящим потоком: выясните, откуда берется вал входящих сообщений, и ликвидируйте его основную часть.
3. Наведение порядка: организуйте почтовый ящик так, чтобы не терять время впустую.

1. Расстановка приоритетов

Работа с почтой состоит из двух вещей:

• Просмотр, сортировка и удаление электронных писем, составление коротких ответов по срочным вопросам.
• Планирование рабочего дня, исходя из полученных поручений и материалов: входящая почта выполняет функцию списка задач.

Определение лимита времени

Ясно, что такая деятельность — всего лишь вспомогательный процесс, а основные ваши задачи состоят в другом, например, в подготовке документов или проведении встреч с людьми.

Ответьте для себя на два вопроса:

Например, вы можете определить для себя, что почта должна составлять до 10% рабочего времени (что немало). Если вы ориентируетесь на 40-часовую рабочую неделю, то ваша «норма» для работы с почтой — 4 часа в неделю.

Переработки

Многие люди трудятся значительно дольше, чем положено или хочется. Такова реальность.

Однако и сверхурочные часы не следует тратить бесконтрольно. Если вам приходится засиживаться на работе, то для этого должна быть более веская причина, чем электронная почта.

Оптимальный график

Если вы постоянно следите за появлением новых электронных сообщений, то вы недостаточно концентрируетесь на других, более важных процессах.

Посвятите почте две сессии в день, а в остальное время занимайтесь другими вопросами. Если ваш недельный лимит времени — 240 минут, то расписание может выглядеть так:

В пятницу вечером нужно выделить дополнительное время на планирование следующей недели и зачистку почтового ящика, то есть обработку сообщений, которые вы отложили в течение недели. Отведите на это еще 40 минут.

Чтобы научиться соблюдать этот режим, ставьте таймер, особенно в первое время. Отмечайте, насколько и почему вы превышаете лимит, а в конце недели подумайте, как это можно исправить.

Мобильные устройства

Если у вас есть мобильное устройство с доступом к почте, то имеет смысл им пользоваться в очень коротких перерывах (менее 5 минут), а также в транспорте и очередях.

Однако и в этих случаях стоит задуматься, нельзя ли потратить время иначе: обменяться двумя словами с коллегами, сделать звонок, посмотреть по сторонам, размяться или попить воды. Вне регулярных сессий проверяйте почту только тогда, когда больше заняться решительно нечем.

При этом постарайтесь настроить мобильный сервис так, чтобы можно было сразу удалять или перемещать в архив прочитанные сообщения, не возвращаясь к ним повторно.

Во время отпуска, на выходных и вечером после работы отключайте или не пользуйтесь мобильным доступом к почте, если в этом нет крайней необходимости.

Борьба со стрессом

Отключите прямо сейчас все виды извещений о приходе новых электронных писем на компьютере и мобильных устройствах, а если это невозможно — тренируйтесь не реагировать на них.

Не проверяйте почту во время встреч. Цените живое общение!

Когда вы открываете почтовую программу, чтобы написать письмо, возникает естественное желание просмотреть остальные сообщения. Сдерживайте себя в такие моменты.

Если вы хотите спланировать день, написать длинное письмо или зачистить ящик, отключите связь, чтобы новые сообщения не отвлекали вас. Займитесь ими в конце.

Не работайте с почтой в «свободное время». Всегда есть более важные дела. Тем более, не следует смотреть ее на выходных, за исключением, возможно, воскресенья вечером, если от этого может зависеть логистика следующего дня.

Следите, чтобы ежеминутная проверка почты не превратилась в изматывающую привычку. Почта имеет тенденцию занимать неоправданно много времени даже при отсутствии объективной необходимости, так как она отвлекает от неприятных, но важных дел, таких как подготовка сложных документов. Это закончится дополнительными часами работы в дальнейшем.

Обратите внимание на потери времени по техническим причинам (на запуск почтовой программы, подключение к интернету, подключение безопасного канала связи, ожидание отправки написанных сообщений на сервер). Их можно снизить: использовать базовую быструю версию почтовой программы вместо громоздкой полной версии, подключаться к сети избирательно, только когда требуется срочная отправка сообщений.

В отпуске всегда устанавливайте автоответчик и проверяйте почту как можно реже, например, раз в неделю, или вообще не проверяйте. Если вы кому-то срочно нужны, эти люди всегда могут вам позвонить.

2. Управление входящим потоком

Если каждый час вы получаете 10 и более электронных сообщений, то пора начинать разъяснительную работу среди ваших коллег.

Это — основной и, по существу, единственный способ разгрузить свой почтовый ящик.

Длинные беседы

Во-первых, прекратите трепаться по почте с коллегами. Лучше позвоните или встретьтесь за обедом. Так вы гораздо качественнее наладите личный контакт и не напишите лишнего (или не тому адресату).

Если вас кто-то провоцирует — ограничьтесь одним ответом, а дальше игнорируйте.

Уточните ваш вопрос

Иногда лишняя переписка возникает по поводу вашего поручения. В ответ коллега пишет уточняющий вопрос и перестает вами заниматься. Это, конечно, не может не удручать, ведь в результате вы буквально прикованы к почтовому ящику, особенно, если дело срочное и важное.

Тактически проблема решается с помощью телефонного звонка.

Если же это явление возникает постоянно, то необходим системный подход:

• Обсудить с подчиненным, какие вопросы он может решить самостоятельно, и как ему при этом следует действовать.
• Снабдить службы поддержки необходимой информацией и документами и убедить их пользоваться сохраненными данными, а при необходимости — звонить. В крайнем случае, найти альтернативный сервис.
• Наладить постоянные отношения с одними и теми же людьми и давать им доброжелательную обратную связь по прошлым случаям, чтобы научить их работать с вашими запросами лучше. Избегать неспособных коллег, а не конфликтовать с ними.

Для вашего сведения

Сообщения из этой категории бывают двух видов: вас ставят в копию или кто-то пишет «ответ всем».

Загадка СС

Думали ли вы над тем, зачем коллеги ставят вас в копию?

Подчиненные могут это делать из-за неуверенности в собственных решениях. Помогите им, проведя обучение и объяснив, в каких ситуациях вы им полностью доверяете, а в каких им следует искать вашего совета. Если кто-то продолжает слать вам копии всех своих писем, просто спросите его: «Друг, ну почему ты так со мной поступаешь?»

Другая причина — привлечение внимания к конфликтной ситуации. Но не спешите оказывать медвежью услугу. Пусть попробуют разобраться сами. Опять же, обучение может быть более действенным, чем прямое вмешательство.

Руководители могут ставить вас в копию по всем вопросам в области вашей компетенции «на всякий случай», чтобы вы были в курсе. При подходящем случае откройте им печальную судьбу таких сообщений.

Что такое FYI

FYI — английское сокращение, означающее «удалить сразу, не открывая». Так и делайте.

Отвечу всем

Попробуйте представить себе ситуацию, в которой имело бы смысл нажать кнопку «Ответить всем». Ясно, что такие случаи возникают редко, ведь работа — не базар. Ответ всем — это дурной корпоративный тон.

В приличных организациях кнопка «Ответить всем» должна быть заблокирована, а сотрудники, ею злоупотребляющие — публично высечены. Если у себя на работе вы этого добиться не можете, попробуйте договориться с ближайшим окружением, а сообщения, отправленные «всем», удаляйте.

Наша лодка снова тонет

Напоминайте коллегам, включая и непосредственное руководство, что вы не смотрите почту ежесекундно, поэтому в очень срочных случаях лучше звонить или писать смс.

Чтобы не вызвать агрессивного поведения, доносите эту мысль исключительно деликатно. Будьте любезны и нежны. Взывайте к самым лучшим чувствам, искушайте, вселяйте ощущение вины и тревоги — используйте любые средства, но твердо отстаивайте свои убеждения.

Скоро встреча

Попросите коллег извещать вас о деловых встречах, а также об их переносах или отменах, через календарь. А то вы можете забыть.

Если встреч становится много, нужно завести ассистента.

Зажигательные новости

Если вам регулярно приходят новостные рассылки, которые вы не читаете, спросите себя: почему вы их не заблокировали?

Возможно, вы планируете их просмотреть, когда появится время. Постарайтесь припомнить последний такой случай. Откройте свежую рассылку и вчитайтесь: нет ли в ней чего-нибудь полезного или хотя бы интересного? Убедившись, поставьте фильтр, автоматически отправляющий ее в корзину.

Также натренируйте глаз на раннее обнаружение корпоративных спаммеров, чья работа — поддерживать коллективный дух с помощью воодушевляющих писем. Поступите с их «личными» сообщениями так же, как и с обычными рассылками.

3. Наведение порядка

Каждое входящее сообщение требует какого-то действия.

Если писем становится так много, что вы их даже не успеваете смотреть, то электронная почта перестает функционировать как канал связи. В этом случае вам нужно сделать шаг назад и поработать над входящим потоком сообщений.

---

Структура папок

Хороших папок много не бывает.

«Входящие»

Содержание этой папки вы видите сразу при открытии почтового ящика. Поэтому ее лучше использовать для писем, ожидающих ваших действий. Остальные сообщения следует убрать, чтобы они не захламляли ваш «список задач».

Все сообщения в папке «Входящие» должны размещаться на одной странице, чтобы не упускать из виду всю совокупность предстоящих дел и не тратить энергию на переходы между страницами.

«Архив»

Заведите папку «Архив» и перекладывайте в нее все входящие сообщения, которые не требуют дальнейших действий с вашей стороны.

Не раздумывайте слишком долго, сохранять ли сообщение в архиве или удалять его. Всегда сохраняйте в архиве, чтобы не лишаться возможности восстановить информацию. Удалять можно откровенный спам или болтовню с коллегами и друзьями.

Другие папки

Для входящих сообщений, как правило, больше папок не требуется. Не создавайте множества папок по темам: сортировка входящих писем — скучная работа и, к тому же, бесполезная, так как делается с ошибками. Проще все письма сложить в папку «Архив» и в случае необходимости пользоваться поиском.

Заведение дополнительной папки оправдано только в двух ситуациях: письма в нее перемещаются автоматически с помощью фильтров, либо вам нужно собрать в одном месте все письма по важнейшему вопросу (например, о крупной сделке).

Действия с сообщениями

Почта не приспособлена для длительного хранения всевозможных данных: слишком много времени уходит на открытие почтового ящика и поиск в нем нужных материалов. Используйте другие инструменты.

После переноса информации в более подходящее место, уберите сообщение из папки «Входящие» в «Архив» — не оставляйте его на виду «на всякий случай».

Встречи

Для управления встречами (назначение, уточнение времени и места, перенос или отмена, приглашение дополнительных участников) лучше всего подходит календарь. Научитесь им пользоваться.

Поездки

Информацию, которая вам может потребоваться в пути, держите в телефоне. Это относится к билетам, картам, расписаниям и т.п. Сфотографируйте сообщение и уберите его в «Архив». В телефоне же храните и фотографии паспорта и других документов.

Мысли и планы

Бумажная записная книжка по-прежнему хороша для отрывочных сведений, идей и планов на день, месяц или год.

Вместо того, чтобы держать в почтовом ящике целый ворох сообщений с крупинками мыслей (которые вы никогда не прочтете), просто выпишите их на бумагу.

Если вам потребуется перевести эти сведения в электронный вид, фотокамера в телефоне вам поможет.

Рабочие файлы

Все рабочие документы следует перенести в файловую систему компьютера, поскольку она обеспечивает к ним быстрый и удобный доступ и позволяет их лучше организовать и надежно сохранять. Однако для этого желательно навести порядок и в ней.

Файлы, с которыми вам нужно срочно поработать, сохраняйте на рабочем столе. На нем же можно размещать срочные напоминания: так они не потеряются в потоке новых сообщений.

Файлы, которые вы не планируете просматривать в ближайшей перспективе, разместите на диске в папке по данной теме.

Задачи по проекту

Электронная почта — далеко не лучший инструмент для ведения большого проекта с многими участниками. В ней неудобно ставить и проверять задачи и сроки, корректировать приоритеты, отслеживать версии документов, и практически невозможно управлять загрузкой сотрудников.

Для этих целей существуют специализированные системы управления проектами, в том числе, доступные онлайн.

Зачистка папки «Входящие»

В папке «Входящие» могут находиться сообщения, с которыми вы решили подождать. Откладывать работу — рационально, так как хронологический порядок не всегда соответствует вашим приоритетам.

Однако, нельзя допускать переполнения: это будет означать, что вы возвращаетесь к одной и той же информации снова и снова, теряя время на повторные действия. Идеально, когда все, что остается после работы с только что пришедшими письмами, умещается на один экран монитора.

Для этого следуйте двум правилам:

Не оставляйте на потом короткие письма, не требующие длительной обработки. Так вы экономите время, избегая их повторного открытия прочтения.

Превышение лимита

Если размер вашего ящика подошел к лимиту, вам нужно удалить часть писем. Это делается в три шага:

Если вы всегда сохраняете на диске компьютера приложенные к письмам файлы, то вам не нужно беспокоиться о возможной утере нужных документов, и эти три операции можно выполнить очень быстро.