Используй время! Оптимизация рабочего компьютера Силы ада: корпоративная почта Повышение производительности

Организация почтовых ящиков

Сортировку почты лучше всего начать еще до ее поступления, выдав различным группам ваших корреспондентов разные адреса. В этом случае содержание входящих писем в каждом ящике становится предсказуемым, и вся дальнейшая работа с ними (фильтрация, обработка, хранение и поиск) значительно упрощается.

Создайте почтовые ящики, соответствующие вашим различным ролям: работника, потребителя, члена общественных групп и др. Постарайтесь разделить почту от людей и от роботов и уделять каждому ящику ровно столько внимания, сколько он заслуживает.

Нужные и полезные почтовые ящики

1. Рабочий

Работа

Рабочий почтовый ящик вы должны проверять. Ваши враги знают и пользуются этим.

Не подливайте масла в огонь: направьте на другие адреса сообщения, которые вам не обязательно сразу читать.

Адрес этого ящика лучше не давать никому, кто не может его получить самостоятельно (а таковых, увы, предостаточно).


2. Личный

Личность

Личный ящик — для общения с людьми. Кроме вас, переписку могут инициировать ваши друзья, родственники или коллеги, а также сотрудники приличных агентств по подбору персонала. Но не давайте этот адрес роботам — они вас замучают!

Адрес должен быть респектабельным, например, ваше_имя@gmail.com. Вам потребуются хорошие фильтры и поиск. Возможность группировать сообщения по теме (как в Gmail) также полезна.

Проверяйте этот ящик регулярно, так как людей невежливо заставлять ждать.


3. Социальный

Общество

Этот ящик в основном предназначен для получения корреспонденции от роботов из социальных сетей: Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter и других (но не сетей знакомств, о которых речь пойдет ниже).

Вам он нужен для восстановления доступа, а также в качестве резервного архива сообщений, например, из LinkedIn, где они со временем могут затеряться. Поскольку иногда возникает переписка с членами вашего профессионального сообщества, адрес должен быть осмысленным.

Также этот ящик можно использовать для получения объявлений и рассылок от различных общественных объединений, например, клубов выпускников, фабрик молодых талантов или профессиональных ассоциаций. Если вы ведете активную общественную жизнь, вам может быть удобно собрать подобную информацию в одном месте.

Использовать его для других целей нежелательно по двум причинам: потенциальный прорыв спама из социальных сетей и недостаточная безопасность из-за широкой известности адреса.

При умеренной активности в данной области, открывать этот ящик можно 1 раз в месяц или еще реже.


4. Банки и службы

Банки и службы

Для работы с банками, операторами связи, организациями ЖКХ, госслужбами и т.п. нужен специализированный почтовый ящик.

Основной вопрос — безопасность ваших персональных данных. Для большей уверенности, подберите нейтральный адрес, например, лето@yandex.ru, и не сообщайте его посторонним лицам.

Вышеуказанные организации не присылают полезной информации по электронной почте по собственной инициативе. Если ваши дела в порядке, то этот ящик проверять не нужно — открывайте его только при необходимости.


5. Путешествия

 Путешествие

Если вы регулярно путешествуете, стоит завести отдельный ящик для управления поездками.

Особенность в том, что вы взаимодействуете с большим числом компаний по всему миру, некоторые из которых обязательно попытаются завалить вас рекламой. При этом вы получаете от них и очень нужную информацию — подтверждения бронирования, а специальные предложения действительно иногда бывают интересными. С другой стороны, вы, конечно, заинтересованы в них только тогда, когда собираетесь куда-нибудь поехать. В остальное время проверять этот ящик смысла нет.

Название ящика — нейтральное, однако лучше, если оно будет напоминать вам о его предназначении. Например, мои.поездки@yandex.ru.


6. Коммерция и спам

Коммерция

Для всевозможных потребительских дел нужно завести ящик, в который вы заходите только в связи с этими делами.

Одно из основных требований к нему — возможность получать даже самые странные сообщения, которые не будут удалены почтовой службой как спам. Не все почтовые сервисы подходят для этого, например, на gmx.com большинство сообщений до вас точно не дойдут.

Можете не сомневаться, что скоро этот адрес окажется на карандаше у спаммеров и интернет-маркетологов. Но не огорчайтесь: можно смело игнорировать и удалять все, что вы здесь увидите (за исключением сообщений о регистрации на сервисах, которые следует переложить в отдельную папочку).

Этот адрес вы также можете дать тем, кто очень хочет его иметь, но явно не нуждается в этом. Адрес ящика может быть нейтральным, например, сергей2113@qip.ru.


7. Романтические знакомства

Романтика

Если вы время от времени пользуетесь услугами сетей знакомств, таких как mamba.ru, то заведите отдельный ящик для этих дел: между ними и остальной частью вашей жизни нет ничего общего.

Адрес ящика не обязательно должен быть приличным, например, вполне подойдет котик17@mail.ru или подобный ему. Заходите на него только тогда, когда чувствуете, что вам это действительно нужно, а когда он вам надоест — просто удалите.